各单位、各部（处室）：

《陕西中医药大学档案管理办法》已经2021年5月18日学校第12次校长办公会审定通过，现印发你们，请遵照执行。

 

 

陕西中医药大学

2021年6月7日

陕西中医药大学档案管理办法

 

第一章  总则

第一条 为了加强学校档案的科学管理，实现档案管理的标准化和规范化，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和上级部门的有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校档案工作的全面管理。学校档案是指建校以来在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是反映和衡量学校管理水平的一个重要标志。学校将档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案工作领导。各单位应强化档案管理意识，协助学校档案管理部门做好档案工作。

第四条 学校将档案工作纳入领导议事日程，纳入人员岗位职责，纳入学校管理有关工作计划、工作流程，建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，开展档案工作规范化管理。

第五条 学校档案管理部门应严格执行国家有关法律法规，确保档案的准确、系统、安全，便于开发利用。学校档案管理工作实行各类档案集中统一管理制度。

第二章  档案管理机构设置及工作职责

第六条 学校成立档案工作领导小组，在上级部门和学校党委的领导下，全面负责学校档案管理工作。档案工作领导小组组长由校长担任，副组长由协助分管档案工作的校领导担任，成员由党委校长办公室、纪委、组织部、宣传部、统战部、学生工作部、学生处、团委、工会、人事处、教务处（招生办）、研究生院、科技处、国际合作交流处、发展规划处、信息化建设管理处、计财处、审计处、后勤保障处、保卫处、国资处（招标办）、基建处、图书馆、杂志社等部门负责人组成。领导小组下设办公室，办公室主任由党委校长办公室主任担任。

第七条 综合档案室既是学校档案工作的具体管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。综合档案室负责全校各类档案的接收、管理、技术保护、利用服务以及对各部门档案管理工作进行业务指导。

第八条 综合档案室基本任务

（一）贯彻执行党和政府关于档案工作的法规政策，积极开展档案的有关宣传工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，并对校内各部门的档案专兼职人员进行业务上的指导；

（四）负责档案的开放和档案利用工作，发挥档案在学校事业发展和人才培养中的作用；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）编制必要的档案检索工具和编写参考资料；

（七）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；

（八）重点做好基建、财会、人事、科研、教学、招生、声像类档案的收集保管工作，做好上述档案立卷单位的督促指导工作；

（九）组织好全校档案专兼职人员的业务学习，进行必要的档案业务信息和经验的交流，开展好校内外的学术活动；

第九条 学校各部门负责人为本部门的档案工作负责。各部门确定一名档案管理人员，具体负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。各部门档案管理人员工作职责是：

（一）做好本部门档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作，维护本部门档案的完整与安全；

（二）按照归档范围、要求，按时归档。

第三章  文件材料的形成和归档

第十条 建立完善归档制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十一条 学校各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十二条 部门立卷归档必须分工明确，协同配合。各职能部门负责其部门职责范围内的立卷归档工作。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档，其他部门协办。部门立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，拟定案卷标题,综合档案室负责指导立卷工作和案卷的质量检查，检查合格后立卷人方可向学校综合档案室移交。

第十三条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党政类：主要包括校党委、校行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件材料、会议记录、会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表等。

（二）教学类：主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）科研类：主要包括科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。重点是学校承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）基本建设类：主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等包括竣工图在内的全套资料。

（五）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）出版物类：主要包括综合管理和学校编辑出版的学报、校报和学术刊物以及出版物的审稿单、样书等，重点是出版活动各个阶段形成不同载体的文件材料。

（七）外事类：主要包括综合管理材料、全校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修；学校聘请的外教专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；留学生学籍相关及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

（八）财会类：主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。

以上各类档案的归档范围详见陕西中医药大学档案归档范围及保管期限表（见附件2）。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。

第十四条 归档要求

（一）学校实行部门立卷制度。部门档案管理人员按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题,注明密级和保管期限。综合档案室负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后方可向学校综合档案室移交。

（二）归档的文件材料应按格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合规范和标准要求。禁用字迹不牢固的书写工具。

（三）文件材料整理立卷后，由各部门档案管理人员将立卷归档的案卷，经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校综合档案室归档。

（四）凡原始资料，各种重要手稿，文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本或手稿一同归档，供日常传阅。

第十五条 归档时间

（一）行政、党群、出版、声像、外事综合文件类、财会综合文件类等当年的档案，归档时间为次年6月底前；

（二）教学类档案归档时间为次年10月底前；

（三）基建类、仪器设备类、科研项目类档案归档时间为项目完成通过鉴定验收后三个月内；

（四）会计档案，从会计年度终了后的第一天算起，由会计机构暂管一年后归档；

（五）上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案随时接收。

第四章  档案的管理

综合档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列，各库房应具有档案资料存放标志。

第十六条 综合档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防爆晒等工作。对已破损、褪色的档案，应进行修复或复制，学校要为档案保护提供必要条件。

第十七条 综合档案室对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条 不断完善档案计算机管理系统，逐步实现公开档案信息资源共享。

第十九条 综合档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。

第五章  档案的开发和利用

第二十条 综合档案室要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不予对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

凡利用馆藏档案，必须严格执行陕西中医药大学查（借）阅档案申请表（见附件1），工作人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。

第二十一条 持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行有关手续后，可以利用已公布的档案。

第二十二条 利用党委会、校长办公会纪要、记录，财会、基建、审计、设备、科研及其他限制利用的档案，须经档案形成单位同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十三条 利用重要档案材料，一般不提供原件。如有特殊需要，应经党委校长办公室批准，必要时应报请校长审批。

第二十四条 综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案管理部门公章的档案复印件与原件具有同等效力。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第二十五条 综合档案室工作人员要熟悉馆藏，积极主动提供档案利用，充分发挥学校领导和相关部门的参谋和助手作用。同时应当为社会利用创造便利条件，不得收取费用，主动构架学校与社会沟通的信息桥梁。

第六章  条件保障

第二十六条 学校将档案工作所需经费列入学校财政预算，保证档案工作的需求。学校设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施。

第二十七条 档案信息化纳入学校信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第二十八条 学校要为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第七章  奖励与处罚

第二十九条 学校将各部门档案工作情况纳入年度考核内容。对于不按时归档的部门，由档案工作领导小组办公室督促其及时归档，仍不按要求归档的，由档案工作领导小组予以全校通报并责令限期整改。对在档案工作中做出贡献的单位或者个人，学校给予表彰奖励。

第三十条 有下列行为之一的，学校对责任人给予处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布属于国家所有的秘密档案内容造成失密、泄密；

（三）涂改、伪造档案；

（四）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有；

（五）其他违反国家档案法律法规的行为。

第八章  附则

第三十一条 本办法由党委校长办公室负责解释。

第三十二条 本办法自2021年6月7日起施行，原《陕西中医药大学档案管理办法》（陕中大校办〔2016〕25号）同时废止，本办法施行后就特定类别档案有特别规定的，从其规定。