陕西中医药大学-党委办公室-校长办公室
陕西中医药大学档案管理办法
来源:党校办 作者:校办 点击数: 发表时间:2017-04-27 12:23:21
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第一章   总则

第一条  为了加强我校档案管理工作,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据<<中华人民共和国档案法>><<普通高等学校档案管理办法>><<高等学校档案工作规范>>等有关法规,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中,直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作,是学校教学、科研、党政管理以及其他各项工作的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业。应把档案工作纳入我校整体发展规划,加强对档案工作的领导,健全档案机构,保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。

第四条  档案工作是衡量和检查学校各单位、部门工作质量、管理水平的重要标志。学校各单位、部门应加强对本单位、部门档案工作的领导,把档案工作列入议事日程,纳入各级各类人员的岗位职责,并作为考核内容之一。做到四同步(布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作)。

第二章   管理体制

第五条  学校档案工作接受教育部、国家档案局、陕西省教育厅、陕西省档案局的业务指导、监督和检查。学校成立档案工作领导小组,在上级部门和学校党委的领导下,全面负责学校档案管理工作。档案工作领导小组组长由学校校长担任,副组长由协助分管档案工作的校领导担任,成员由党委校长办公室、纪委监察处、组织部、宣传部、研究生处、对外合作交流处、人事处、教务处、学科办、科技处、计财处、审计处、保卫处等部门负责人组成。校档案工作领导小组下设办公室,办公室主任由党委校长办公室主任担任。

    学校档案工作领导小组的主要职责:

(一)依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》《陕西省档案条例》等有关政策规定,领导全校档案行政管理工作,决定学校有关档案工作的重大事项。

(二)审定学校档案工作的规章制度、管理办法。

(三)审定学校档案工作建设发展规划,计划并组织实施。

(四)对学校档案工作进行执法监督检查、表彰奖励先进;处理档案工作中违纪、违法、处分等事项。

(五)指导学校档案宣传与教育、档案信息化建设、档案网络队伍的建设与提高。

(六)组织协调、研究解决学校档案工作发展与实施中的重大问题与困难。

第六条  综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提取利用本校档案的科学文化事业机构。综合档案室的主要职责:

(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法,制定学校档案工作规划、管理制度和实施细则。

(二)负责对学校各部门档案工作进行监督、检查和指导。组织专、兼职档案人员的业务学习和培训,制定学校档案工作规章制度,并监督、指导、检查执行情况。

(三)负责学校各类档案及相关资料的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作。

(四)依照规定参与校内科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收中的系统文件材料验收。

(五)负责编制检索工具和参考资料,提供档案信息,为学校师生和社会各界服务。

(六)参与校史研究,积极开发档案信息资源。

(七)执行保密制度,维护档案的完整与安全。

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动。

(九)开展档案学术研究和交流活动。

(十)完成学校领导交办的其他工作。

第七条  学校各单位、部门必须有一名负责人分管本单位、部门的档案工作,并根据各单位、部门档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量设专职或兼职档案工作人员。

部、处、院、系、所等初级单位档案工作主要职责:

(一)按照档案室的有关规定做好本单位档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作。

(二)按照归档范围、要求,除有特殊规定外,每年五月底前归档上年度应归档的文件材料。

(三)收集、积累资料,参与本单位教学、科研等专题编研工作。

(四)兼职档案员应努力学习档案专业知识,不断提高档案业务水平,遵纪守法,忠于职守,维护本单位档案的完整与安全。

第三章   文件材料的立卷和归档

第八条  学校各部门按照综合档案室的归档要求,对应归档的各类文件材料进行收集、积累,按时整理归档,并向档案室移交。

第九条  部门立卷归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由学校党委、校长办公室负责立卷归档,其余由党委、校长办公室分流至有关职能部门立卷归档。

第十条  综合档案归档范围

(一)党群管理类

党委各部()、纪委、工会、团委等部门在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

(二)行政管理类

行政各处()、直属单位、各院(系、部)在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

(三)教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料,按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016)执行。

(四)科学研究类

1.上级下达、外协、自选等各类科研项目中形成的全部文件材料;经批准中断和取得负结果的科研项目所形成的具有保存价值的文件材料。

2.在国内外刊物上发表的论文,学术会议上交流的论文,研究报告的手稿和印本。

3.参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

4.科研工作中形成的管理文件材料等。

(五)产品生产类

学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的全部文件材料、样品或照片、录像等。

(六)基本建设类

1.基建工程归档文件材料,按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4)执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料,隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。  

2.房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

(七)仪器设备类

各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料。

(八)出版物类

学校编辑出版的校报、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

(九)财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料,按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32)执行。

(十)外事类

出席国际学术会议,出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。

聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者,在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带,专家的简历、护照(复制件)等文件材料,授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。

(十一)声像档案

反映学校重大活动和历史发展,具有保存价值的各种声像载体。

(十二)实物档案

凡属反映本校荣誉的国际、国内奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十一条  归档要求

(一)实行由文件材料形成单位归档的制度。科研课题档案由科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

(二)归档文件材料应格式统一,质地优良,书写工整,声像清晰,符合归档规范和标准,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

(三)文件材料整理后,由各文书处理部门将文件材料按归档要求排序、整理、输入目录后直接向综合档案室移交归档。

(四)凡由几个单位合作完成的项目,由主持单位立卷归档保存一套完整的档案,协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外,将副本送主持单位保存。

第十二条  归档时间和手续

(一)党政部门和按年度归档的单位,在次年五月底前归档结束。

(二)教学部门和按学年归档的单位,在次学年寒假前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性材料,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

(四)会计档案,从会计年度终了后的第一天算起,由会计机构暂管一年后归档。

(五)随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

(六)接收档案必须履行移交手续,由立卷单位填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等,交接双方必须签名盖章。

第四章   档案的管理和利用

第十三条  学校综合档案室接收档案时,要依据移交清单仔细核对,按照《高等学校档案实体分类法》的要求,对各类档案进行分类、编号、排架,编制案卷目录和其他检索工具,做到分类科学,整理系统,保管安全,统计准确,利用方便,管理手段先进。

第十四条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料,亦按绝密档案管理。

第十五条  严格执行档案室安全制度,确保档案安全;不断研究和改进档案保护技术,对破损和字迹褪色的档案,要及时修复或复制;对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。学校要为档案保护提供必要的条件。

第十六条  已归档的档案材料,需要补充、更改时,必须有负责人审查核准。

第十七条  单位撤销、合并和人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走和销毁,以维护学校历史记录的完整、系统。

第十八条  对档案的收集、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计,编制档案工作基本情况统计报表。

第十九条  做好档案各项基础工作,逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。

第二十条  档案室要积极开发档案信息资源,编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,主动做好提供利用和服务工作。

利用档案必须遵循以下规定:

(一)学校各单位查阅本单位归档的档案,经办人可以直接到档案馆调阅。查阅非本单位的重要档案,须经归档单位同意。

(二)学校教职工查阅已公开的档案,凭介绍信、证件,说明利用档案的目的和范围,在档案阅览室查阅,确需借出的档案,一般不得超过十天。

(三)外单位查阅学校档案应持介绍信,经有关领导签字批准后,方可查阅。

(四)凡摘录、复制档案,应经有关领导批准,档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后,出具证明,才能生效。涉及专利或成果转让,按专利法和成果转让的规定办理。

(五)查阅者须珍惜档案,对档案的安全、完整负责,违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处罚。

第二十一条  未经学校授权或上级管理机关批准,任何组织或个人无权公开档案。

第五章   档案工作人员

第二十二条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案工作,忠于职守,勇于创新,埋头工作,严守机密,全心全意为人民服务。

第二十三条  档案工作人员要认真学习档案专业知识、现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,不断提高水平。

第二十四条  档案工作人员(包括综合档案室的专职人员和其他兼职人员)属档案管理专业技术人员,按规定实行专业技术职务聘任。各级领导要加强对档案工作人员的教育、培养、考核,其职称和待遇,按学校有关归定执行。

第六章   鉴定和销毁

第二十五条  在主管校领导指导下,由业务部门、保密委员会、档案室组成档案鉴定工作小组。其职责是调整密级和保管期限,提出档案销毁意见,写出鉴定报告。

第二十六条  档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是:

(一)凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌,具有长远查考利用价值的档案,列为永久保存。

(二)凡是在一定时期学校进行各项工作需要查考利用的档案,根据情况可列为长期或短期保存。

(三)介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案,一律从长划定。

第二十七条  销毁档案,应造册登记,履行批准手续。鉴定小组应指定两人以上进行监销,监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清单上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章   经费、库房和设备

第二十八条  学校要保证档案事业所需经费。档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各职能部门也应根据本部门归档文件所需的档案装具及设备,在其经费中给予支持。

第二十九条  学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房,做到库房、阅档室、办公室分开。

第三十条  做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防污染等工作,完善安全设施和应急措施。

第八章   考核、奖励与处罚

第三十一条 档案工作要建立岗位责任和检查、考评、奖励制度。考评工作在陕西中医药大学档案工作领导小组的指导下并负责具体实施。对档案工作成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十二条  对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的行为,或因玩忽职守而造成档案损失的领导和个人,应视情节轻重,依照法律规定由学校给予行政处分;构成犯罪的由司法部门追究刑事责任。

第九章   附则

第三十三条  本办法自发布之日起实行。本办法由陕西中医药大学综合档案室负责解释。

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